將電子郵件整合到您的聊天機器人

為您的聊天機器人提供發送電子郵件的功能，直接從用戶對話中發送。像 ChatAgents 這樣的 AI 驅動聊天機器人，可以在觸發條件滿足時發送各種類型的電子郵件。

在本指南中，我們將介紹如何使用 ChatAgents 的 Email 技能。

 

使用 email 技能可以做什麼

透過 email 技能，您可以：

• 向客戶發送預訂確認。
• 將聯絡表單數據發送到您的支援收件匣。
• 在捕獲潛在客戶後通知您的團隊。
• 透過電子郵件將聊天資訊轉發到部門或 CRM。

 

開始之前需要準備什麼

要使用此功能，您需要先設定您的電子郵件 SMTP。SMTP 是簡單郵件傳輸協議，它是電子郵件服務用於從一個系統向另一個系統傳送訊息的方法。

透過此設定，您的聊天機器人將具備使用您選擇的信箱發送電子郵件的功能。

要使其在 ChatAgents 中運作，您需要：

• SMTP 主機（例如，smtp.gmail.com）
• 埠號（常見為 587 或 465）
• 您的電子郵件地址（可選）
• 您的密碼（可選）
• TLS 設定

以下是常見的 SMTP 設定：

對於自訂網域，請諮詢您的電子郵件主機或 IT 團隊。

 

如何使用 email 技能

您可以將 email 技能設定為獨立操作，例如，當訪客完成表單或回答問題時發送電子郵件。

 

第一步：進入代理設定

在 ChatAgents 儀表板中，打開您要編輯的代理，並選擇 Skills 分頁。

 

第二步：新增 Skill Set

點擊 Add Skill Set，然後選擇 Build your own skillset。

 

第三步：為 Skill Set 命名

使用一個有助於您識別流程的名稱，例如「Email 聯絡請求」或「通知銷售」。

 

第四步：新增 email 技能

點擊 + Add Skill，然後選擇：

• App: Email
• Action: Send mail by SMTP

 

第五步：完成設定

您將分四個部分完成設定。

General

• Skill Name：這是供您內部參考的名稱（例如，「發送到銷售團隊」）。
• When to Trigger：描述何時啟動此技能。例如：
  • 「當用戶提供電子郵件地址後」
  • 「當訪客完成聯絡表單時」
  • 「如果用戶要求被聯繫」
  • 「當選擇的服務是『諮詢』時」
  • 「如果這是營業時間後的首次互動」

 

Data Collection from Chat

定義聊天機器人在發送電子郵件前需要收集的資訊。您可以設定多個參數，例如：

• 姓名
• 電子郵件地址
• 電話號碼
• 公司名稱
• 諮詢原因

如果任何必填資訊尚未收集，代理將在對話中向用戶詢問。

 

Connect SMTP

點擊 Add new SMTP account，然後填寫：

• SMTP 主機（例如，smtp.gmail.com）
• 埠號（通常為 587 或 465）
• 使用者名稱（可選）
• 密碼（可選，取決於您的提供商）
• TLS 切換（如果您的提供商建議啟用，請啟用）

新增後，此 SMTP 帳戶可用於其他技能。

 

Configure Mail

設定電子郵件的顯示方式：

• 寄件人姓名
• 寄件人信箱
• 收件人信箱（可以是靜態的，也可以是 {{email}} 這樣的動態欄位）
• 回覆至
• 副本 / 密件副本
• 主旨
• 內文 — 您可以包含 {{name}}、{{phone}}、{{message}} 等動態欄位。

 

第六步：儲存 Skill Set

點擊 Save Skill Set 完成設定。

 

在工作流程中使用 email 技能

email 技能也可以與多步驟 Skill Set 中的其他操作結合。這在您希望同時收集用戶資訊、更新系統並通知團隊時非常有用。

以下是一些使用內建 Skill Templates 的範例。

 

範例 1：捕獲網站潛在客戶並通知銷售團隊

Skill Template: Capture Website Lead, Log to Google Sheets & Notify Sales Team

步驟：

1. 收集用戶資訊
2. 將潛在客戶詳細資料附加到 Google Sheet
3. 向您的銷售收件匣發送潛在客戶通知電子郵件

 

範例 2：安排會議並發送確認

Skill Template: Schedule Meeting & Send Confirmation

步驟：

1. 收集用戶可用時間和詳細資訊
2. 在 Google Calendar 中預訂會議
3. 向用戶發送確認郵件

 

範例 3：將未解決的查詢升級至人工支援

Skill Template: Answer FAQs & Escalate Unresolved Queries

步驟：

1. 根據您的知識庫嘗試回答
2. 如果用戶仍然需要幫助，收集他們的資訊
3. 將摘要透過電子郵件發送給支援團隊

在工作流程中，email 技能將在前面的必需步驟完成並收集所需資料後運行。

 

測試您的電子郵件設定

要測試設定：

1. 打開代理的 Playground。
2. 根據您定義的條件觸發流程。
3. 提供所需的值，例如電子郵件地址。
4. 檢查收件人的收件匣。

如果未收到電子郵件：

• 重新檢查您的 SMTP 設定和憑證
• 嘗試發送到另一個地址，以防電子郵件被標記為垃圾郵件
• 暫時刪除副本或密件副本欄位並簡化內文

 

仍然遇到問題？

If your emails aren’t sending or you’re unsure about the SMTP settings required for your provider, we’re here to help. Contact our support team at support@chatagents.io or visit the Help Center for more guides and resources.

如果您的電子郵件未發送，或您不確定提供商所需的 SMTP 設定，我們隨時為您提供協助。請透過 support@chatagents.io 聯繫我們的支援團隊，或訪問 Help Center 以獲取更多指南和資源。